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广西大学教育发展基金会接受捐赠工作指南

发布时间:2015-03-25 09:28

2014年11月17日
    根据广西大学教育发展基金会章程和广西大学教育发展基金管理办法等规定,对于校友和社会各界对广西大学资金和实物的捐赠,由广西大学教育发展基金会代表学校接受捐赠,统一管理;学校各单位负责项目的使用管理。为了明确和理顺工作关系,方便联络,特编写接受捐赠工作指南。
一、捐赠意向与信息沟通
如捐赠方有捐赠意愿,或学校各单位、教职员工在争取捐赠或联络有捐赠意向的捐赠方时,请与基金会工作办公室联系以沟通信息,基金会将尽力提供支持与协助。
二、签署捐赠协议或对方发出捐赠函
确定捐赠后,凡捐赠金额在5万元(或等额外汇)以上的,可由捐赠方发出捐赠函,或由捐赠方与受赠(益)方签署协议(基金会工作办公室备有范本供参考)以确认捐赠事宜。捐赠协议和捐赠函应写明捐赠者、捐赠内容、捐赠对象、捐赠用途、是否为不动本(留本)基金以及捐赠方对资金(实物)使用的要求等内容。
捐赠函和捐赠协议中的受赠方应为广西大学教育发展基金会,各学院(相关部门)为受益方。在正文部分再详细说明该捐赠项目的对象为广西大学或广西大学的XX单位XX项目。
捐赠函应由捐赠方签字或加盖正式印章。捐赠协议一式三份,捐赠方、受赠方和受益方各保存一份;如果受益方是学校,捐赠协议也可一式两份。捐赠函原件交基金会工作办公室存档,受益方保留副本。
三、制定管理办法或使用实施细则
确认捐赠同时,受益方应制定捐赠资金(实物)管理办法或实施细则,以规范管理,确保捐赠财物的使用完全尊重捐赠方的意愿和协议约定。
四、编制财务预算
动本(非留本)捐赠基金到位后,受益方应按捐赠总额编制年度支出预算,经项目负责人批准后方可使用捐赠款项;不动本(留本)基金编制年度预算时,受益方应根据捐赠方意愿每年使用基金增值部分。
五、捐赠项目或基金立项
受赠(益)方可根据捐赠款用途在基金会申请捐赠项目立项或设立学院(系)基金等。基金一般为不动本(留本)基金(只使用其利息或增值部分),如果捐赠方有特别要求,亦可动用本金。以广西大学或捐赠方冠名设立的基金,原则上本金不少于20万元人民币。
立项程序:
(一) 填写《广西大学教育发展基金会捐赠情况登记表》(见附件),并报基金会工作办公室;
(二) 同时请提交下列文件:1.捐赠函(捐赠协议)原件;2.捐赠资金管理办法(实施细则)或基金章程;3.财务预算;4.项目负责人授权书。
(三) 基建项目及重大项目捐赠应报学校批准。
六、接受实物捐赠
接受实物捐赠的单位应填写《广西大学教育发展基金会接受实物捐赠登记表》,并向学校实验室与设备管理处等相关职能部门办理有关报增手续,按学校固定资产管理办法入账,同时报基金会工作办公室备案。
七、捐赠资金到位,立项程序完成
(一) 接受捐赠资金可直接以支票或现金送基金会工作办公室财务人员;接受股票等有价证券或地产等捐赠应先与基金会工作办公室联系,并按照国家有关规定办理过户等相关手续;如汇款,提前向捐赠方提供广西大学教育发展基金会账号,并提醒捐赠方在汇款时注明受赠(益)名称和用途,在汇出时通报受赠方联系人以便跟进查核款项到账情况;
(二) 基金会财务人员在收到款项后通知受赠(益)方,并根据基金会工作办公室审核后的《立项表》设立项目号。至此立项程序完成;
(三)基金会工作办公室向捐赠方开具基金会接受社会捐赠专用票据。
(四)基金会工作办公室向捐赠方颁发“捐赠证书”或“纪念牌”以致感谢。
八、捐赠资金(含增值部分)的使用:
(一) 应按照捐赠协议规定和捐赠方意愿使用捐赠资金,不得挪用,不得擅自改变基金用途;
(二) 项目负责人应对捐赠资金使用负全责;
(三) 基金会财务负责资金使用的审核和监督;
(四) 资金使用须符合基金会有关财务规定,例如项目负责人一支笔审批,按预算开支等;
(五) 凡受益方在基金会列支的各项费用,索取的合法票据抬头(顾客名称)必须填写“广西大学教育发展基金会”,否则无法办理报销手续;
(六) 捐赠资金形成的固定资产须按学校固定资产管理办法报增入账,并报基金会备案
(七) 校级奖助学金的评选工作,由学校有关部门根据学校规定和相关基金的章程、实施细则统一组织评选后发放。
九、后续管理
(一) 捐赠项目完成后,受益方应向基金会工作办公室提交项目执行和资金使用情况汇报。年度捐赠项目或跨年度大项目应提交年度报告;
(二) 受赠方应及时向捐赠方报告捐赠资金的使用情况,并与捐赠方保持密切联系,至少每年一次向捐赠方报告捐赠资金的使用情况,通报单位最新发展和捐赠项目的效益。
(三) 受赠(益)方须建立接受捐赠档案和捐赠人档案库;
(四) 受赠(益)方应及时更新捐赠人和捐赠方联系人资料数据,以便学校发出慰问函和学校最新发展情况等资料;
(五) 在适当时机对捐赠方进行宣传表彰,以扩大影响,逐渐培育捐赠文化。